Главная / Услуги / Подготовка и передача документов на архивное хранение

Подготовка и передача документов на архивное хранение

цена от 400 руб\дело
Заказать услугу

Каждый год в кабинетах предприятий, частных и смешанных компаний, хозяйственных товариществ и корпораций скапливается огромное количество дел. Нередко документация складируется в шкафах и письменных столах бухгалтерии, что нарушает порядок и создает дискомфорт для сотрудников. Решение проблемы — профессиональная подготовка документов и сдача дел в архив.

Особенности подготовки дел для архивного хранения

Архив с документами

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив — это не такой уж и простой процесс, как может показаться на первый взгляд. Прежде всего, нужно составить список дел, которые подлежат архивированию. Для этого проводится экспертиза ценности бумаг и подготавливается опись. Нарушать это правило крайне нежелательно.

Подготовка документации к хранению подразумевает выполнение таких действий:

  • формирование дел, нумерация и систематизация содержимого папок, переплет дел;
  • оформление титульных страниц, нанесение штампов;
  • также подготовка дел к архивному хранению требует составления акта приема бумаг.

Накануне сдачи документов в архив рекомендуется ответственно подготовить архивное пространство. Не важно, какой вариант выберите — офисное хранение документов или государственный архив, помещение должно отвечать следующим требованиям:

  • наличие металлических стеллажей, шкафов или контейнеров для дел разного типа;
  • исправная система пожаротушения, охранная сигнализация, видеонаблюдение;
  • соответствие нормативам по световому и температурно-влажностному режиму (хранение бумажных дел допустимо при относительной влажности воздуха — 50-55% и при температуре — 17-19°C).

Подготовка документов к сдаче в архив — ответственная работа, но, если помещение не будет чистым, в нем не будет системы вентиляции и защиты от пыли, плесени, насекомых, грызунов, хранение дел станет головной болью.

Этапы передачи документов в архив

Порядок передачи документов в архив

Как только делопроизводство завершено, желательно в короткий срок обдумать вопрос передачи дел в архив. Любая передача документов на архивное хранение должна проводиться в соответствии с нормативными актами РФ.

Лучше, чтобы передачей документов в архив занимались профессионалы, ведь каждый этап имеет много нюансов:

  • Подготовка документов и комплексная экспертиза — первый шаг. Каждый документ имеет ценность, но здесь важно понять, какое требуется хранение. Чтобы при передаче документов на хранение избежать ошибок, каждый документ лучше просмотреть в отдельности.
  • Передача документов на архивное хранение подразумевает составление описи дел. Это касается и тех дел, что предназначены для временной архивации, и тех дел, которые отправляются в постоянный архив. Также опись архивной документации — это проработка специальных актов, подтверждающих уничтожение документов, дел по личному составу.
  • Следующая задача — правильно оформить каждую разновидность дел, будь это бухгалтерская или другая документация. Обязательные манипуляции: подшивка или переплет дел, нумерация листов (нумеруется каждый документ), составление листа-заверителя (это важный документ), создание обложки дел (как называется организация, какой регистрационный индекс дел, какие даты дел).
  • Во время организации архивного хранения дел особое внимание уделяется брошюровке документов. Если есть такая необходимость, менеджеры REISSWOLF детально расскажут, в чем заключаются преимущества переплетения дел.

Способы хранения документов

Хранение дел может реализовываться несколькими способами: на территории предприятий и за ее пределами, в государственном архиве и в электронном виде. Чтобы передача в архив дел оправдала ожидания, необходимо знать об особенностях каждого варианта.

Офисное хранение документов имеет важное преимущество — каждый документ всегда в шаговой доступности. Недостаток — необходимость в специальном помещении и финансовые затраты на обустройство.

В целях экономии и безопасности многие юридические лица выбирают хранение документации вне офиса. Сдача документации на внеофисное хранение — это:

  • сокращение расходов на хранение дел, так как не нужно тратить деньги на организацию помещения или аренду отдельного здания;
  • экономия времени, потому что сотрудникам не придется решать непрофильные задачи — думать, куда положить тот или иной документ;
  • повышение безопасности (ни один документ не будет утерян или похищен, гарантируется защита от несанкционированного доступа).

Кроме всего прочего, наша компания занимается передачей дел в госархив. Такое архивирование бумаг актуально каждые 3-5 лет, а также передача в архив государственного типа обязательно осуществляется при ликвидации предприятия. На хранение должны отправляться годовые статистические отчеты, штатные расписания, приказы, протоколы, каждый документ по бухгалтерской отчетности.

Кстати, юридические лица часто выбирают хранение организационных документов в электронном виде. Преимущества электронного архива очевидны:

  • создание каталога дел с иерархией (каждый архивный документ будет на своем месте);
  • удобный поиск информации (нужный архивный документ всегда под рукой);
  • не только хранение, но и резервное копирование (ни один архивный документ не потеряется);
  • администрирование системы (нельзя получить документ без соответствующего доступа).

В офисе накопилось много бумаг, и вас интересует передача в архив всего объема или хотя бы части? Доверьте подготовку и хранение команде REISSWOLF. При необходимости можете самостоятельно рассчитать стоимость создания и обслуживания архива при помощи калькулятора.


banner_fin.jpg



Для получения персонального предложения, заполните форму
Наш менеджер свяжется с вами в течении 5 минут