Главная / Услуги / Создание электронного архива документов

Создание электронного архива документов

Компания REISSWOLF предлагает профессиональные услуги по созданию электронного архива. К нам обращаются представители различных предприятий — государственных, частных, смешанных. Обслуживаем хозяйственные общества и муниципальные организации, ассоциации, корпорации и небольшие фирмы, задействованные в таких отраслях, как строительство, сельское хозяйство, промышленность, торговля, образование, телекоммуникации и др.

Решаем проблемы бумажного документооборота

По статистике, работая с бумажными документами, сотрудник любой компании тратит 10-20% своего времени впустую. Медленный поиск нужных бумаг — главная причина того, почему наши клиенты предпочитают отказаться от классического архива. Также к недостаткам бумажного документооборота относят:

  • частую потерю бумаг, их износ и повреждение, что для бизнеса недопустимо;
  • отсутствие возможности совместной работы над документами в разных филиалах;
  • лишние финансовые и временные затраты на подготовку налогово-аудиторской отчетности;
  • недостаточно высокий уровень конфиденциальности, приводящий к утечке информации;
  • низкий уровень структурированности и влияние человеческого фактора при сортировке бумаг;
  • высокие затраты на аренду здания или техническое оснащение собственного помещения.

Организация электронного архива поможет справиться с перечисленными проблемами и позволит учреждению или предприятию идти в ногу со временем. В результате вы сокращаете сроки согласования документов и обеспечиваете прозрачность данной процедуры, снижаете расходы на создание копий бумаг и их распечатку.

Конечно, вы можете пойти и другим путем. Например, провести реорганизацию всего бумажного архива или даже нанять дополнительных сотрудников для работы с бумагами, но это потребует существенных финансовых вложений и не даст 100% гарантии решения упомянутых проблем. Единственно правильный выход из сложившейся ситуации — создание электронного архива.

Особенности организации и ведения электронных архивов

Электронный архив одновременно выполняет несколько важных функций: хранение и регистрация информации, управление информацией и ее предоставление пользователям, редактирование данных в случае возникновения такой необходимости. Реализация каждой из перечисленных задач будет возможна, если профессионально подойти к организации электронного архива.

Сотрудники компании REISSWOLF имеют внушительный опыт работы в этом направлении, поэтому создание электронного архива осуществляется по наиболее результативной схеме:

  • Подготовительный этап (знакомимся с объемом предстоящих работ, выбираем оптимальную систему архивирования).
  • Оцифровка имеющейся документации (работаем со всеми документами, включая чертежи, каталоги, книги).
  • Распознавание текста (переводим отсканированные документы в редактируемый вид).
  • Индексация (сортируем всю информацию для удобного и быстрого поиска).
  • Формирование электронных книг (систематизируем полученные данные в форматах PDF, DOC или DOCX).
  • Установка системы для экспорта данных (настраиваем ее работу, передаем всю информацию клиенту).

На этом создание электронного архива переходит в финальную стадию, но не заканчивается. Обязательный этап — ведение цифрового архива, то есть обслуживание базы данных, файлового хранилища и подсистем, отвечающих за управление правами доступа, ввод и вывод данных, контроль над сроками хранения документов. Основные действия:

  • создание карточек для электронных документов;
  • формирование и изменение структуры папок;
  • введение так называемых классификаторов;
  • управление правами доступа персонала;
  • удаление файлов из архива.

Специалисты REISSWOLF под организацией электронного архива подразумевают и обслуживание аппаратной части: рабочих станций, компьютерной техники, серверов, сетевого и периферийного оборудования. Также подберем для вас оптимальное программное обеспечение, исходя из типа документов и характера выполняемых задач, защитим систему от вирусов, вредоносных программ и хакерских атак.

Финансовая сторона вопроса

Создание электронного архива и отказ от бумажного документооборота — это отличная возможность сэкономить бюджет компании. Количество сэкономленных денег напрямую зависит от масштабов деятельности вашего предприятия или организации. Перечислим основные причины снижения финансовых затрат на содержание архива:

  • теперь нет необходимости в выделении отдельного помещения или целого здания под архив и в его правильном обустройстве;
  • вам не понадобится специально обученный человек для работы с бумажным архивом (экономия на зарплате);
  • существенно снижаются канцелярские расходы (уже не нужны папки, бумага разного формата, скрепляющие инструменты, коробки и стеллажи для их хранения).

Но самое главное преимущество заключается в том, что профессиональное создание электронного архива защищает компанию от финансовых убытков в связи с утерей, случайным повреждением или похищением важной документации. Особенно это актуально на этапе заключения важных договоров с партнерами или в период отчетности перед контролирующими службами.

У нас часто спрашивают, отчего же зависит стоимость создания электронного архива? На окончательную цену влияет изначальное состояние, количество и формат документов, требования к файлам (качество, цветность и пр.), необходимость расшивания папок с бумагами, сложность сканирования, тип серверов для хранения оцифрованного архива. Факторы удорожания организации электронного архива:

  • доработка системы под нужды клиента (введение дополнительных функций и интеграционных возможностей);
  • внедрение технологий электронного архива (разработка технологии использования системы, подготовка инструкций для персонала);
  • сопровождение и консалтинг (оказание технической поддержки и консультация ваших сотрудников по различным вопросам).

На цену влияет и тип программного обеспечения. Например, лицензионное ПО ведущих мировых разработчиков будет дороже, чем использование корпоративного сайта или других платформ. При работе со сложными архивными базами возможно использование нескольких видов системного программного обеспечения.

Вы можете самостоятельно рассчитать примерную стоимость обслуживания вашего архива, с помощью калькулятора на сайте.

Выбор программного обеспечения — это важно!

При создании электронного архива, его ведении и обслуживании компания REISSWOLF пользуется возможностями собственного ПО. Это система электронного документооборота RWAS (REISSWOLF Archive Software). Детально о его преимуществах и особенностях рассказано на сайте в разделе Программного обеспечения RWAS. Здесь же мы укажем на основные моменты:

  • это готовое программное обеспечение, тщательно проверенное и работающее без сбоев;
  • оно отличается более демократичной стоимостью по сравнению с другими платформами и системами;
  • ПО не требует больших финансовых затрат на обслуживание, имеет интуитивно понятный интерфейс;
  • перед вами защищенная система, которая отличается высокими показателями надежности и безопасности.

Программное обеспечение RWAS использует уникальную технологию штрихкодирования и индексации, есть функция отслеживания сроков хранения документов. Установка ПО не требуется — достаточно иметь доступ в интернет. Защищенный сервер функционирует 24 часа в сутки, всегда предоставляется техническая поддержка.

Почему мы?

Создание электронного архива — одна из основных специализаций нашей компании. При обращении к нам вас ждут такие преимущества:

  • Комплексное исследование бизнес-процессов компании и внедрение электронного архива, учитывая ситуацию на рынке, ваши особенности и пожелания.
  • Решение вопроса клиента под ключ, то есть вам достаточно лишь поставить задачу, остальное сделают сотрудники REISSWOLF.
  • Отслеживание основных тенденций в отрасли архивирования, внедрение только современных и эффективных технологий.
  • Стопроцентное аппаратное и программное обеспечение, оперативное реагирование при необходимости настройки или внесения изменений.
  • Всесторонняя техническая и консультативная поддержка клиентов в удобное время и удобным способом.

banner_fin.jpg

Заинтересовались вопросом создания электронного архива для своего предприятия или хотите просто проконсультироваться? Позвоните нам: +7 (495) 646-70-51 или +7 (800) 222-50-21.


Для получения персонального предложения, заполните форму
ФИО клиента*
Телефон*

Поля, помеченные знаком *, обязательны для заполнения

Наш менеджер свяжется с вами в течении 5 минут