Главная / Услуги / Создание электронного архива документов

Создание электронного архива документов

REISSWOLF специализируется на создании решений для оптимизации бизнес-процессов в компаниях. Задумайтесь, сколько времени и ресурсов в вашей фирме занимает работа с документами. А сколько места в вашем офисе занимают папки бумаг? Мы предлагаем оптимизировать хранение документов раз и навсегда, заменив бумажный архив на электронный.

В результате создания электронного архива:

  • сокращается время на поиски нужного документа;
  • предотвращаются риски утери бумаг;
  • снижаются затраты на хранение документации;
  • организуется контроль, и при необходимости ограничение доступа к информации.

Электронный архив документов может использоваться в любой сфере в коммерческих компаниях, образовательных учреждениях, органах государственного управления, министерствах, общественных организациях. Присоединяйтесь и вы.

Основные разновидности электронных архивов

При создании электронного архива сотрудники компании Reisswolf используют исключительно современное оборудование: рабочие станции, сетевые аппараты, специальные серверы. Такой профессиональный подход позволяет нам работать с архивами разного типа. Основные направления:

  • автоматизация архивного делопроизводства для ведения учета бумаг и контроля даты обязательного хранения;
  • организация электронного архива проектной документации (хранение чертежей, пояснительных записок, смет);
  • архивирование финансовых документов (работа с договорами, первичными финансово-экономическими документами);
  • перенесение в электронный вид нормативной документации (оцифровка всех стандартов предприятия).

Также наша компания часто обрабатывает конструкторскую, кадровую, техническую, юридическую документацию. Перед вами классификация электронных архивов по отраслевому признаку или по назначению.

Во время создания электронного архива обязательно учитывается и еще один важный критерий — техническая составляющая. В данном случае речь идет о способе хранения информации. Существуют 2 вида архивов:

Использование физических носителей — различных накопителей, карт памяти, жестких дисков. Для работы с данными требуются технические средства в виде ПК, ноутбуков, мобильных устройств.

Применение виртуальных облачных хранилищ, размещенных на удаленных серверах. Доступ к архиву возможен круглосуточно и из любого уголка планеты. Достаточно лишь иметь персональный компьютер, подключенный к интернету, и данные входа (например, пароль).

Выбор разновидности архива — за вами, но в любом случае организация электронного архива будет происходить со строгим соблюдением нормативно-правовой базы РФ и с учетом пожеланий клиента.

Вы можете самостоятельно рассчитать примерную стоимость обслуживания вашего архива, с помощью калькулятора на сайте.

По какой схеме мы работаем

Нас не пугают большие объемы бумаг разного типа и формата. Мы не боимся работать с ветхими и даже сверхсекретными материалами. Создание электронного архива документов организации выполняем обдуманно и обязательно поэтапно:

  1. Подготовка (ознакомимся с бумажным архивом, выберем оптимальный функционал системы).
  2. Сканирование (оцифруем документы, чертежи, книги, каталоги и многое другое).
  3. Распознавание текста (переведем отсканированные документы в редактируемый вид).
  4. Индексация (отсортируем документы по разным параметрам для удобного поиска).
  5. Формирование электронных книг (систематизируем данные в формате DOC, DOCX или PDF).
  6. Установка системы и экспорт данных (введем нужные параметры, передадим систему клиенту).

Каждый шаг создания электронного архива делается с соблюдением строгой конфиденциальности и с гарантией безопасности. Если потребуется хранение печатной документации за пределами компании клиента или же уничтожение бумаг, решим и этот вопрос. Мы решаем все вопросы, связанные с организацией электронного архива. Нам можно доверять!

Тонкости, о которых нужно знать

Электронный архив даст вам практически безграничные возможности. Документы можно просматривать, редактировать, комментировать, сохранять на любой носитель, пересылать по сети для ознакомления и согласования. При этом, после создания электронного архива, каждое действие вашего сотрудника будет под контролем, ведь организация электронного архива документов построена таким образом, чтобы:

  • сохранялась история работы с электронными файлами;
  • была возможность добавления новых документов;
  • архив легко интегрировался с другими системами;
  • многие действия осуществлялись автоматически.

Почему мы?

Ищете надежного партнера в вопросах создания, ведения и обслуживания электронного архива? Прекращайте поиски — мы уже здесь. Наши сотрудники не просто отсканируют бумажные документы и составят базу данных, но и:

  • проведут исследование бизнес-процесса;
  • организуют комплексное аппаратное обеспечение;
  • окажут техническую и консультативную поддержку.

banner_fin.jpg

Задумались о замене бумажного архива электронным, но что-то вас смущает или настораживает? Просто позвоните: +7 (495) 646-70-51 или +7 (800) 222-50-21. Откроем все секреты, подскажем, проконсультируем по вопросам организации электронного архива!


Для получения персонального предложения, заполните форму
ФИО клиента*
Телефон*

Поля, помеченные знаком *, обязательны для заполнения

Наш менеджер свяжется с вами в течении 5 минут