Услуги по архивации документов в Москве
Архивная обработка документов представляет собой систематизацию и упорядочивание документации, которая образовывается во время деятельности организации. Существует перечень определенных категорий документов, которые подлежат хранению в архиве в строго установленном порядке. Учредительные, распорядительные документы, бухгалтерская отчетность, кадровая, специализированная и другая документация государственных, коммерческих юридических лиц различной сферы деятельности, временного и долговременного хранения подлежит архивации. Архивная обработка документов должна проводиться в обязательном порядке согласно действующему законодательству страны. В противном случае, учреждению грозят штрафные санкции.
Документы из архива могут быть затребованы для составления отчетов, статистики, выполнения запросов граждан и предоставления сведений государственным органам, для подготовки информационных мероприятий, финансового анализа и пр. Кроме того, наличие архива позволяет сохранять документацию в порядке, иметь быстрый доступ к нужному документу либо к делу, даже по истечению нескольких лет.
Какие документы организации можно архивировать
Специалисты компании Reisswolf работают с документами разного типа — от кадровых до бухгалтерских. Именно от характера бумаг зависят сроки хранения и условия ликвидации. В большинстве случаев сроки варьируются от 1 года до 75 лет.
Архивирование документов в организации делопроизводства осуществляется в трех основных направлениях:
- типовая номенклатура дел (разрабатываются комитетами, министерствами, различными органами и учреждениями);
- примерная номенклатура дел (устанавливается примерный состав дел, и требования имеют рекомендательный характер);
- индивидуальная номенклатура (составляется сотрудниками компании и руководством структурных подразделений).
Обязательному архивированию бухгалтерских документов и кадровых бумаг подлежат личные дела сотрудников предприятия, учредительная документация, распорядительные бумаги, бухгалтерская отчетность (декларации, отчеты и пр.), специализированная документация (локальные внутренние акты).
Сроки архивирования бухгалтерских документов зависят от их назначения. Например, данные налоговой учетной политики, приходные и расходные кассовые ордера, товарные накладные, инвентарные карточки учета, акты о списании хранятся 5 лет. Счета-фактуры на отгрузку продукции должны находиться в архиве 4 года.
Архивирование кадровых документов осуществляется по особой схеме, а сроки строго соответствуют законодательству РФ:
- каждый трудовой договор должен храниться 75 лет;
- личные дела сотрудников — 75 лет;
- документы о предоставлении сотрудникам премии — 5 лет.
Правильно организованное архивирование документов в организации делопроизводства — чрезвычайно важно для любого юридического лица, ведь от этого напрямую зависит скорость работы персонала и умение руководства предприятия подстраиваться под меняющиеся требования рынка.
Основные этапы архивации документации
Процесс архивирования бухгалтерских документов, личных дел и другой документации, подлежащей хранению в архиве, состоит из следующих шагов:
- Экспертиза ценности документов.
На данном этапе определяется практическая, историческая и научная ценность и, соответственно, выборка документации, подлежащей хранению в архиве, а также определяется период хранения. - Этап систематизации документации.
Соответственно направлению деятельности, все документы формируются в дела постоянного, временного и длительного сроков хранения. - Оформление систематизированных дел.
Данный процесс выполняется, согласно законодательству и включает в себя:- сшивку (переплет);
- нумерацию листов;
- оформление листа-заверителя;
- составление внутренней описи;
- оформление обложки;
- подготовку исторической справки.
- Составление описей и предисловий к оформленным делам.
На данном этапе выполняется создание систематизированного перечня, включающего названия дел. - Формирование электронного архива.
- Оформление акта-передачи документации и дальнейшая передача дел для хранения в архив.
Процесс архивирования документов в организации делопроизводства также предусматривает утилизацию дел, не подлежащих хранению. Уничтожение выполняется после составления соответствующего акта и согласование организацией. Разработка номенклатуры предусматривается требованиями к оформлению архивной документации. Процедура архивирования документов в организации делопроизводства может проводиться отдельно либо в процессе архивной обработки.
Услуги компании «Reisswolf»
Архивная обработка документов – процесс трудоемкий и требующий владения определенной базой знаний. Содержать в штате сотрудника, обслуживающего архив в большинстве случаев нецелесообразно. Кроме того, для сохранения дел в надлежащем виде, необходимо иметь специальное помещение, отвечающее определенным санитарным нормам. Сегодня многие компании предпочитают вариант аутсорсинга. Услуга архивирования бухгалтерских документов позволит сэкономить не только время на длительный процесс обработки документов, но и финансовые средства. Архивную обработку документов в Москве, дальнейшее хранение дел и другие услуги, касающиеся архивации документации, осуществляет компания «Reisswolf». Квалифицированные специалисты выполняют обработку документации в соответствии с требованиями действующего законодательства. Архивирование документов в организациях делопроизводства - это большой труд. И главная его сложность - четкое соблюдение всех правил, норм и положений. Стоимость архивации документов зависит от объемов, сложности (состояния и комплектности документации) и срочности работ.
Цены на архивные услуги
| Архивирование документов | ||
|---|---|---|
| Наименование | Ед. измерения |
Цена |
| Экспресс-оценка архивного фонда организации, формирование рекомендации по улучшению и совершенствованию деятельности | фонд | бесплатно |
| Архивная обработка документов | дело/папка | 1 425 ₽ |
| Составление описи дел на управленческие документы постоянного и долговременного сроков хранения | дело/папка | 51 ₽ |
| Составление исторической справки организации. Фонд до 10 лет | справка | 7 400 ₽ |
| Нумерация листов в деле, оформление листа-заверителя. Дело толщиной в корешке до 4 сантиметров и до 250 листов | папка/дело | 210 ₽ |
| Составной архивный переплет (документы формата А4, А5). Дело толщиной в корешке до 4 сантиметров и до 250 листов | дело/папка | 167 ₽ |
| Работа в делопроизводстве или архиве заказчика | сотрудник/рабочий | 4 500 ₽ |
Вы можете самостоятельно рассчитать примерную стоимость обслуживания вашего архива, с помощью калькулятора на сайте.
Кому понадобится эта услуга?
Архивация документации должна выполняться всеми организациями, независимо от сферы деятельности. Услуги по архивированию документов в организации могут понадобиться государственным и коммерческим учреждениям:
- не имеющим в штате архивного работника;
- желающим сэкономить рабочее время, финансовые вложения на обслуживание архива, а также свободное пространство в офисе;
- соблюдающим архивное законодательство об учете, комплектации и сохранности документов;
- желающим повысить эффективность деятельности компании.
При отсутствии помещения для хранения и обработки, «Reisswolf» окажет услуги архивации документов для юридических лиц, а также их временное хранение на своей территории.
Почему архивную обработку лучше доверить профессионалам
Перед сдачей в архив документация должна быть правильно архивирована. Если при оформлении дел не соблюдены нормы и требования архивного законодательства, существует риск получить документы на повторную обработку, что соответственно влечет за собой дополнительные временные и финансовые расходы. Кроме того, предприятия отвечают за сохранность дел и обеспечение ограниченного к ним доступа. В случае нарушений правил архивирования бухгалтерских документов, на учреждение наложат штрафные санкции. Утилизация документов также должна проводиться после соответствующей экспертизы и только по истечению периода хранения дела. Строгое соблюдение сроков хранения и оформление акта на уничтожение являются частью процедуры. Архивирование кадровых документов и документации других типов, необходимо выполнять грамотно и в строгом соблюдении архивных правил. Непрофессиональный подход к делу часто влечет за собой штрафы и испорченную репутацию организации.
Профессиональная обработка архива включает в себя не только обработку дел по папкам, но также экспертизу и систематизацию документации, нумерацию и опись.
Почему с «Reisswolf» выгодно сотрудничать
Компания предоставляет профессиональный сервис по архивации документов. Мы предлагаем клиентам выгодные условия сотрудничества:
- профессиональная обработка архивных документов по средней на рынке цене и в строгом соответствии с законодательством РФ;
- надежное временное хранение дел, при необходимости;
- соблюдение конфиденциальности;
- сжатые сроки выполнения работ.
Чтобы заказать услуги архивирования кадровых документов или получить подробную консультацию от специалистов компании «Reisswolf», воспользуйтесь формой обратной связи.
