Архивирование бухгалтерских документов

В делопроизводстве каждой коммерческой, государственной и даже общественной организации есть бухгалтерская документация. Она подтверждает факт совершения той или иной хозяйственной операции, решения того или иного финансового вопроса. Разновидностей бухгалтерских бумаг много:

• по назначению бывают распорядительными, оправдательными, комбинированными;
• по месту составления выделяют внутреннюю и внешнюю документацию;
• по объему указанной информации — разовую и накопительную;
• по структурным особенностям — анкетную, табличную, смешанную;
• по времени составления документ может быть сводным и первичным.

В бухгалтерии ежедневно, еженедельно, ежемесячно скапливаются десятки и даже сотни накладных, актов, приказов, кассовых чеков, журналов учета, рабочих нарядов, платежных поручений… Этот список на самом деле можно продолжать долго. Главное — правильно вести учет и соблюдать процедуру архивного хранения.

Правила и этапы архивирования бухгалтерских документов

Доля бухгалтерских документов в документообороте любой компании — 80%. Соответственно, и архивация в данном направлении требуется чаще. Чтобы избежать неразберихи в бумагах и защититься от штрафных санкций во время проверки, рекомендуем строго придерживаться норм архивного законодательства. Подготовка, обработка и передача дел в архив регулируются Федеральными законами «Об архивном деле в Российской Федерации» и «О бухгалтерском учете», специальными решениями Росархива, Приказами Министерства культуры РФ и Министерства финансов РФ, положениями Налогового кодекса РФ.

Если вам понадобилось архивирование бухгалтерских документов, и вы сразу обратились в компанию Reisswolf, значит весь объем работы будет выполнен в срок и на высоком профессиональном уровне. Очередность сдачи документации в архив такая:

Экспертиза ценности. Каждый документ осматривается, определяется его практическая, научная и историческая ценность. От этого будут зависеть сроки хранения.

Систематизация бухгалтерских документов. Бумаги формируются в дела временного, длительного и постоянного хранения. Обязательно учитываются тип и назначение документации.

Оформление дел. На этом этапе архивация бухгалтерских документов подразумевает нумерацию листов, составление листа-заверителя и внутренней описи, оформление обложки, надежный переплет или сшивку.

Подготовка акта приема-передачи документации. В нем прописываются основные условия сотрудничества и объемы выполняемой работы.

Одна из распространенных услуг нашей компании — уничтожение бухгалтерских документов. Как правило, используется технология механического измельчения с помощью промышленных и полупромышленных шредеров. Утилизации подвергается каждый документ с истекшим сроком хранения или документ-дубль.

Главные плюсы архивирования

Профессиональное архивирование бухгалтерских документов позволит создать базу данных, которая будет под рукой. Архив понадобится для решения множества актуальных задач. Таким образом вы:

• избавитесь от ненужных папок в кабинете, освободите место на полках стеллажей, в ящиках столов и книжных шкафов;
• систематизируете и упорядочите информацию (каждый документ будет находиться на своем месте);
• обеспечите сохранность архивных документов, которые могут потребоваться для составления отчетов, формирования статистики за определенный квартал, год, десятилетие;
• без проблем подготовитесь к финансовому анализу, информационно-образовательному мероприятию, проверке контролирующей государственной службы.

Еще одна распространенная причина того, почему многими компаниями выбирается архивация бухгалтерских документов на аутсорсинге, — экономия на зарплате штатного архивного специалиста и содержании обустроенного для этого помещения или отдельного здания. Помните, чем масштабнее компания, тем больше скапливается бумаг и больше ресурсных затрат требует хранение бухгалтерских документов.

Преимущества обращения в компанию Reisswolf

• Архивирование и оказание сопутствующих услуг исключительно в рамках законодательства страны.
• Архивация документов любого типа только по договору и с гарантией строгой конфиденциальности.
• Реализация проекта в указанные сроки — без задержек, подводных камней и непредвиденных обстоятельств.
• Архивация по демократичным ценам и без скрытых платежей, бесплатная экспресс-оценка архивного фонда.
• Оперативный выезд оценщика по адресу организации, будь это Москва или населенный пункт Московской области.

Хотите заказать услуги по архивированию или же уточнить, какой документ можно утилизировать без хранения? Позвоните по указанным телефонам или воспользуйтесь формой обратной связи на сайте.