Главная / Статьи / Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Коммерческие, общественные и государственные организации, индивидуальные предприниматели имеют дело с бухгалтерскими операциями, финансовыми отчетами и соответствующей документацией. Существует внушительный ассортимент бухгалтерских документов: оправдательные и распорядительные, накопительные и разовые, первичные и сводные, анкетные и табличные.


Рано или поздно у большинства перечисленных документов выйдет срок их хранения, и нужно переходить к утилизации. Зачем это делать?

Таким образом вы освобождаете место в офисе или архивном помещении.

Это гарантия того, что бумаги не окажутся у третьих лиц, и они не будут использованы в противоправных действиях.

Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения — это соблюдение требований законодательства РФ.

Как узнать, что время пришло?

По статистике, 60-80% архива юридического лица составляют документы бухгалтерского и налогового характера. Сроки хранения и уничтожения бумаг этой группы прописаны как минимум в двух ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и «О бухгалтерском учете».

Документы, позволяющие вести бухгалтерский учет, могут утилизироваться не ранее, чем через 5 лет после их появления. Дата возможного уничтожения (год, месяц), как правило, указывается на обложке дела, ведь так удобнее и этого требует закон. Бумаги для налогового учета должны храниться от 4 лет — больше информации по этому вопросу найдете в Налоговом кодексе РФ. От остальных документов можно смело избавляться после прекращения функционирования фирмы, предприятия, организации.


В документообороте есть и такие элементы, которые имеют срок давности до 75 лет. Они утилизируются только после завершения указанного времени. Например, это документы с личными сведениями о персонале, лицевые счета оплаты труда, персональные карточки, заключенные с работниками договора.

Определяет готовность архива к ликвидации специальная экспертная комиссия, в состав которой входят заместитель директора компании, главный бухгалтер, юрист, сотрудник архива. Функциональные возможности комиссии:

  • составление полного реестра налоговой, бухгалтерской и другой финансовой документации;
  • подготовка списка бумаг с истекшим сроком хранения и возможностью их утилизации;
  • выявление дубликатов документов и проведение подготовки по их уничтожению;
  • восстановление поврежденных и утерянных бумаг (при необходимости);
  • создание и подписание акта об уничтожении перечня документов компании.

Последний вопрос заслуживает особого внимания, ведь именно наличие акта на руках дает право на уничтожение бухгалтерской документации.

Правила и особенности составления акта

Обязательное условие при подготовке акта — наличие подписей директора организации и членов экспертной комиссии. Должна быть печать юридического лица, которое передает бухгалтерскую документацию с истекшим сроком хранения на утилизацию.

С помощью акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» представители специальной комиссии проводят действия по упорядочиванию и описанию отобранных бумаг. В акте указывается количество дел и дата завершения делопроизводства. Важная информация:

  • заголовок дела или групповой заголовок;
  • крайние даты;
  • номера описей;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • количество единиц, которые переданы на хранение;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечание.


Часто экспертам приходится вносить в акт и те документы, о сроках хранения которых ничего не известно. Что делать, если сроки не прописаны? Достаточно обратиться за помощью к специалистам архива, которые определят сроки хранения той или иной бумаги. Далее примут решение — передать документацию на уничтожение или оставить в архиве.

Наличие акта дает право владельцу компании или организации, которая оказывает архивные услуги на аутсорсе, избавиться от документов с истекшим сроком хранения. Это можно сделать тремя способами:

  1. Передать бумаги специализированной организации на переработку.
  2. Сжечь папки с документами в печи под воздействием высокой температуры.
  3. Воспользоваться офисным шредером, то есть измельчителем бумаги.

После завершения работ составляется еще один акт, подтверждающий факт утилизации. Он не имеет строгой формы, и в него входит минимальный набор информации: наименование документа, дата оформления акта, описание особенностей процесса уничтожения бумаг (объем, технологии утилизации), подписи ответственных лиц (с расшифровкой ФИО).


Есть ли подводные камни?

Прежде всего, стоит понимать простое, но важное правило: категорически запрещено избавляться от бумажных и электронных документов без привлечения экспертной комиссии и составления актов. Кроме этого, нельзя уничтожать данные, которые относятся к актуальному судебному разбирательству, даже если срок хранения этих документов вышел. Если есть персональные и резервные копии бумаг, их необходимо уничтожать все — дубликаты не должны оставаться.

Ситуация усложняется, если при форс-мажорных или других обстоятельствах теряется часть документации. Причин может быть много: от пожара и наводнения до банального грабежа. Если утрата или порча документа произошла по вине сотрудника компании, то его ждет ответственность — административная, налоговая и даже уголовная. Задача руководителя организации — проследить за тем, чтобы проблема была решена положительно, в противном случае возможны штрафные санкции для юридического лица.

Кстати, ответственность за ведение документооборота и подготовку финансовых бумаг к манипуляциям (в том числе и к утилизации) чаще всего ложится на плечи главного бухгалтера. Ошибки подчиненных в структурных единицах компании или предприятия — головная боль главбуха, поэтому лучше не рисковать и реагировать на сомнительные моменты своевременно.

Получите список документов, которые подлежат уничтожению в 2020 году
Заполните форму
Благодарим за обращение!
ПОЛУЧИТЬ СПИСОК

Возврат к списку