Главная / Статьи / Сдача документов в архив

Сдача документов в архив

Делопроизводство — это то, без чего не обходится деятельность ни одного юридического лица. Практически ежедневно сотрудникам компаний приходится создавать разного рода документы, организовывать их движение и учет, задумываться о временном и постоянном хранении. Последнему вопросу уделяется особо пристальное внимание, потому что только так можно навести порядок в кабинете, защититься от утери и повреждения бумаг, подготовиться к проверке контролирующих служб.

На архивное хранение передаются бухгалтерские, кадровые, административно-хозяйственные, организационно-распорядительные, другие документы. А размещаются они либо непосредственно в офисе предприятия, либо за пределами здания компании (например, отправляются в государственный архив, аутсорсинговую компанию), либо переносятся в электронные базы данных.

Документы в переплете

Что нужно знать о хранении дел

Существуют типовые перечни, руководствуясь которыми специалисты устанавливают сроки хранения тех или иных документов. Составляются они согласно приказу Министерства культуры Российской Федерации и другим нормативным актам. Перечни делятся на две большие группы:

  • управленческие документы, образующиеся в результате работы всевозможных государственных организаций, других схожих структур;
  • бумаги, которые возникли в результате производственной деятельности предприятий разного профиля и масштаба.

Сдать документы в архив на постоянное хранение — означает, что они будут находиться в целости и сохранности вплоть до ликвидации организации (а некоторые и после). Решение об уничтожении архива можно принимать только на законных основаниях, то есть после проведения экспертизы ценности.

Этапы подготовки документов

Все без исключения бумаги подлежат архивированию или уничтожению, и в каждом случае важна систематизация. Это самый важный подготовительный этап, который реализовывается несколькими способами:

  • хронологический (каждое дело располагается по регистрационному номеру);
  • алфавитный (как правило, учитывается наименование проекта или ФИО);
  • комбинированный (систематизация сначала по алфавиту, а потом еще и по хронологии).
Прием и учет документов

Сдача документов в архив на постоянное хранение подразумевает деление дел на тома, удаление дублей, неактуальных бумаг, подлежащих последующей ликвидации. На этом подготовка заканчивается и наступает этап оформления:

Нумерация листов. В каждом томе проставляется своя нумерация листов арабскими цифрами. Если это двухсторонний документ, он нумеруется только раз на лицевой стороне. Пронумерованные тома дополняются специальными вставками с указанием общего количества листов, пропущенных номеров и пр.

Подготовка внутренней описи, то есть оглавления конкретного тома. Опись нужна и томам с договорами, и делам с корпоративной перепиской между филиалами. У описи должна быть собственная нумерация листов, которая проставляется вручную или автоматически в текстовой программе.

Составление листа-заверителя. В нем указывается информация, которая есть в наличии. Особое внимание уделяется количеству пронумерованных страниц, вписываются данные по особенностям состояния дел: наличию поврежденных и склеенных листов, опломбированных документов, листов нестандартного формата.

Подшивка или переплет. В качестве обложки чаще всего используют плотный картон. Для пробивки стопки документов лучше применять ручной дырокол, для сшивания — нитку с иголкой. Структура переплетенного или сшитого дела: верхняя часть, документ, нижняя часть.

Оформление титульного листа. Обложка тома должна содержать следующую информацию: наименование организации и подразделения, номер дела и тома, заголовок дела, количество листов, период хранения.

Особенности и тонкости передачи документации в архив

Документы, которые нельзя уничтожать, чаще всего отправляются на внеофисное хранение в архив государственного типа. При ликвидации юридического лица документы передаются к правопреемнику. Если его нет, то за хранение дел отвечают архивные работники вышестоящей организации или государственного архива.

Действующая же компания может передавать бумаги в госархив ежегодно по составленному графику. Если за год их скапливается мало, допускается сдача документов в архив на постоянное хранение раз в несколько лет. В некоторых случаях бумаги передаются досрочно, например, по просьбе руководителя компании.

Перед передачей документов представители компании и архивного учреждения совместно проводят комплексную проверку правильности обработки дел, их физического состояния. При наличии дефектов составляется и подписывается соответствующий акт, указанные недочеты устраняются в обозначенные сроки.


Возврат к списку