Главная / Статьи / Правильный акт утилизации архивных документов

Правильный акт утилизации архивных документов

Неправильная утилизация документов, согласно Федеральному закону №125 «Об архивном деле в Российской Федерации», предусматривает гражданско-правовую, административную и даже уголовную ответственность с лишением свободы. На законодательном уровне прописаны сроки хранения документации, допустимые технологии уничтожения архива, правила составления сопроводительных бумаг — акта утилизации архивных документов.

утилизация документов

Этапы уничтожения документов

Деятельность любого подразделения компании, предприятия, организации сопровождается наполнением архива бумагами с истекшим сроком хранения. То есть они уже не используются в делопроизводстве, а просто пылятся и занимают место в кабинете. Схема утилизации этих документов выглядит так:

  • Проведение комплексной экспертизы по установлению ценности документации.
  • Составление специального акта о направлении выбранных дел на утилизацию.
  • Физическое уничтожение бумаг, других носителей информации.
  • Подготовка акта о проведении уничтожения документов архива.

В акт о выделении дел к дальнейшей утилизации вносятся не только документы с истекшим сроком хранения, но и ненужные копии, черновики, лишние экземпляры, различные проекты. Обязательно указываются заголовки дел, количество документов, статьи, согласно которых проводится утилизация. Акт о физическом уничтожении бумаг составляет ответственное лицо, которое проводит утилизацию. Подписывается бланк только после того, как процесс завершен на 100%.

Уничтожение документа шредером

Сведения, которые прописываются в бланке

Акт утилизации архивных документов не имеет стандартного обязательного образца. Его структура разрабатывается непосредственно на предприятии или же за основу берется используемый ранее шаблон. Но требования по содержанию в каждом случае будут одинаковыми:

  • в начале бланка (в шапке) прописывается название юридического лица — полное и сокращенное;
  • вписывается состав комиссии, проводящей экспертизу ценности бумаг;
  • перечисляются документы, подвергающиеся физическому уничтожению, с номерами и датами по внутренней номенклатуре (таблица или список);
  • по желанию указываются данные по объему и весу бумаг;
  • вся информация заверяется подписями членов комиссии и владельца компании.

Особое внимание уделяется основной части акта, где можно ознакомиться с причинами проведения процедуры уничтожения (приказ, распоряжение руководителя и пр.), составом экспертной комиссии (ФИО, должности), количеством позиций (указываются цифры, они дублируются прописью).

Основные вопросы, которые должны раскрываться в таблице акта, — это порядковый номер, заголовок дела, годы, номер описи, номер единиц хранения по описи, количество единиц хранения, сроки хранения и номера статей, примечания. В примечаниях указываются те моменты, которые не вошли в другие колонки (например, бумажный это документ или электронный).

Подписание акта

Тонкости, нюансы, правила подготовки и хранения актов утилизации документов

Для составления акта берется или фирменный бланк, или обычный белый лист формата А4. Заполнение возможно и вручную, и на компьютере. Количество экземпляров — это не постоянная величина, она меняется, исходя из размеров комиссии. У каждого эксперта на руках должен быть акт, и еще один экземпляр передается руководителю компании.

На бланке указывают сразу несколько важных дат, которые четко отображают хронологию событий:

  • Дата протокола экспертно-проверочной комиссии.
  • Дата формирования акта и его подписания должностными лицами.
  • Дата согласования акта с представителями экспертной комиссии.
  • Дата утверждения акта руководством предприятия или организации.
  • Дата внесения тех или иных изменений в акт (прописывается при необходимости).

Кроме всего прочего, есть ряд правил, которые не рекомендуется нарушать при составлении акта утилизации архивных документов. Главные требования:

  • вносить в акт исключительно проверенные и достоверные сведения, чтобы избежать проблем и даже судебного разбирательства в будущем;
  • выполнять весь процесс со строгим соблюдением актуального законодательства Российской Федерации;
  • доверять эту работу только профессиональному архивариусу, который и классификацию документов проведет, и наиболее эффективный метод уничтожения подберет;
  • не вписывать в акт ту документацию, которая все еще должна находиться в архиве компании.

После того, как архивные документы уничтожены, бланк передается на длительное хранение в архив. Он служит доказательством того, что конкретные бумаги были в наличии нужный срок и утилизировались без нарушения законодательства страны. Правильно составленный акт — гарантия успешного решения споров и конфликтных ситуаций с проверяющими службами, клиентами, партнерами, если таковы возникнут.


Возврат к списку