Правила архивного хранения документов

Кто-то из великих людей однажды сказал: «Без архива нет истории, а без истории нет прогресса. Архивы — хранилища человеческого знания и опыта». Это касается не только глобальных вопросов, но и деятельности небольших компаний. Благодаря архивной документации можно ознакомиться с основными вехами развития организации, предприятия, учреждения, узнать об основных особенностях, успехах и неудачах. Но с перечисленными задачами на 100% справится только правильно организованный архив.

Как подготовить и передать документы на архивное хранение

Первый шаг — определение научно-практической ценности документов. В результате принимается решение относительно того, какие бумаги нужно передать в архив, а какие можно уничтожить. Документация для архива группируется в дела. На титульной стороне каждой папки указывается такая информация:

• полное название организации и структурного подразделения;
• порядковый номер и заголовок дела;
• срок хранения согласно номенклатуре.

Также стоит обратить внимание на такие важные этапы, как составление описи дел и брошюровка документов. Под описью понимается структурирование бумаг, позволяющее работникам архива быстро ориентироваться в информации. Создание переплета упрощает и хранение, и перевозку, и выполнение других манипуляций с документами.

Передача документации в архив проводится на основании описи. Представитель архива проверяет, правильно ли сформированы и оформлены дела, нет ли отклонений от предоставленной описи, есть ли какие-то недостатки. Выполненные действия подтверждаются актом приема-передачи документов с подписями обеих сторон — сотрудника организации и представителя архива.

Требования к архивным помещениям

После согласования всех деталей документы перевозятся в архив. Здание, как правило, состоит из нескольких отдельных помещений. Главное из них — хранилище. Оно изолировано от остальных комнат и нередко находится под охраной. Также есть помещение для приема и первичной обработки документации, учетно-информационный отдел и кабинеты персонала. Основные требования заключаются в следующем:

• строгое соблюдение пожарной безопасности (скрытая проводка, герметичные розетки, отсутствие нагревательных приборов, наличие современных средств пожаротушения);
• оптимальный температурный и влажностный режим (температура воздуха — +17…+19 °С, уровень влажности воздуха — 50-55%);
• высокий уровень безопасности (охранная сигнализация, решетки на окнах, металлические входные двери с надежными замками).

В архиве должен быть предусмотрен минимум один вариант экстренной эвакуации хранилища при возникновении форс-мажорных ситуаций. Еще одно важное условие — использование удобных стеллажей, которые не будут препятствовать поиску нужной папки по дате создания архива, теме, названию организации, отрасли деятельности и другим параметрам.

Сроки хранения архивных документов

Сроки хранения документов в архиве регулируются федеральным законодательством РФ. Например, научная документация должна храниться 15 лет, патенты на изобретения, конструкторские и технологические бумаги, проектная документация по капитальному строительству — 20 лет, оригиналы трудовых книжек и дипломов — 50 лет, документы по личному составу и записи нотариальных действий — 75 лет.

Есть и такие документы, которые хранятся минимальный срок: графики отпусков — 1 год, учетные данные, подтверждающие стаж сотрудника — 3 года, отчеты по технике безопасности и документы о командировках — 5 лет. А вот личные дела руководителей и коллективные договоры должны находиться в архиве постоянно. Больше информации по этому вопросу вы всегда можете узнать у наших сотрудников по телефону +7 (800) 222-50-21.