Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения
Как утилизировать архивные документы?
В ходе деятельности компании в ней накапливаются документы, и рано или поздно встаёт вопрос об их уничтожении. Решать его нужно по определённым правилам, о которых мы расскажем в этой статье.
Какие документы можно утилизировать?
Те, у которых истёк срок хранения, и которые разрешил уничтожить коллективный совещательный орган — экспертная комиссия. Для разных документов законодательно зафиксированы разные сроки хранения:
- личные дела руководителей организации и коллективные договоры хранятся постоянно;
- личные карточки, оформленные на сотрудников, и трудовые договоры с ними хранятся 75 лет;
- оригиналы удостоверений, аттестатов, дипломов и других личных документов сотрудников организации хранятся 50 лет;
- документы о состоявшихся командировках, отчёты о мероприятиях по технике безопасности, материалы по охране труда хранятся 5 лет;
- записи о трудовой дисциплине, а также документы, которыми фиксируется стаж работников, хранятся 3 года;
- журналы учёта рабочего времени и графики отпусков хранятся 1 год.
Обратите внимание: срок хранения документа начинает отсчет после 1 января года, следующего за тем, в котором было окончено делопроизводство по нему.
Как выполняется экспертиза ценности?
Руководитель компании своим приказом формирует экспертную комиссию (ЭК). Она имеет статус коллегиального совещательного органа. Это означает, что:
- ЭК состоит из нескольких должностных лиц;
- комиссия не принимает окончательных решений — она лишь рекомендует руководителю компании совершить те или иные действия в отношении документов.
Председателем ЭК назначается топ-менеджер компании (чаще всего — генеральный директор), секретарём — архивариус, членами — должностные лица организации, отвечающие за делопроизводство в разных областях деятельности (бухучёте, кадровой работе и других).
В первую очередь экспертная комиссия отбирает документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности — те, по которым до 1 января текущего года было завершено делопроизводство.
На следующем этапе ЭК изучает выделенные и разделённые по годам документы на предмет их ценности — исторической, научной или другой. Если бумаги её не имеют, они получают статус «Могут быть утилизированы» и поступают к архивариусу, который контролирует истечение установленных сроков хранения.
Результаты работы ЭК фиксируются в акте о выделении документации к утилизации и описи дел. Эти документы согласовываются всеми членами ЭК. В последнюю очередь их утверждает председатель комиссии, роль которого чаще всего играет генеральный директор.
Как оформляется акт о выделении документов к утилизации?
В него включается табличная часть, в которой перечисляются дела, подготовленные к уничтожению, и указываются сроки окончания делопроизводства по ним.
Табличная часть акта дополняется информацией об общем количестве дел, подготовленных к уничтожению, и отметкой о согласовании акта с комиссией экспертов. Фиксируется выбранный способ утилизации документов (подробнее об этом — далее). Акту присваивается дата, после чего он утверждается руководителем компании.
Как утилизируются документы?
Отраслевое законодательство не содержит чётких требований к способам утилизации документов с истёкшим сроком хранения. На практике применяются такие способы, как:
- измельчение документации с помощью шредера;
- сжигание документов (в данном случае нужно помнить о пожарной безопасности).
Если объём документации, подлежащей уничтожению, велик, целесообразно воспользоваться услугами специализированной компании, перерабатывающей вторсырьё.
Какие документы не подлежат уничтожению?
- учредительные документы компании;
- списки учредителей, реестры акционеров;
- положения о структурных подразделениях фирмы;
- трудовые договоры с сотрудниками;
- штатные расписания;
- приказы о приёме на работу, увольнении, перемещении на другую должность;
- договоры о материальной ответственности;
- бухгалтерские балансы;
- протоколы совещаний, проведённых генеральным директором (за исключением оперативных).

Это — не полный перечень документов, не подлежащих уничтожению. В каждом конкретном случае решение о причислении той или иной бумаги к этой категории принимает экспертная комиссия.
Какими нормативными актами регламентировано уничтожение документов?
Можно выделить несколько законодательных актов, описывающих процедуру, которой был посвящён этот обзор:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», принятый 22.10.2004 г.;
- «Основные правила работы архивов...», одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.;
- «Перечень типовых управленческих архивных документов...», утверждённый приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 г.;
- некоторые другие.
Ответственность за нарушение правил уничтожения документов установлена Кодексом об административных правонарушениях РФ и Уголовным кодексом РФ.