Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Как утилизировать архивные документы?

В ходе деятельности компании в ней накапливаются документы, и рано или поздно встаёт вопрос об их уничтожении. Решать его нужно по определённым правилам, о которых мы расскажем в этой статье.

Какие документы можно утилизировать?

Те, у которых истёк срок хранения, и которые разрешил уничтожить коллективный совещательный орган — экспертная комиссия. Для разных документов законодательно зафиксированы разные сроки хранения:

• личные дела руководителей организации и коллективные договоры хранятся постоянно;
• личные карточки, оформленные на сотрудников, и трудовые договоры с ними хранятся 75 лет;
• оригиналы удостоверений, аттестатов, дипломов и других личных документов сотрудников организации хранятся 50 лет;
• документы о состоявшихся командировках, отчёты о мероприятиях по технике безопасности, материалы по охране труда хранятся 5 лет;
• записи о трудовой дисциплине, а также документы, которыми фиксируется стаж работников, хранятся 3 года;
• журналы учёта рабочего времени и графики отпусков хранятся 1 год.

Обратите внимание: срок хранения документа начинает отсчет после 1 января года, следующего за тем, в котором было окончено делопроизводство по нему.

Как выполняется экспертиза ценности?

Руководитель компании своим приказом формирует экспертную комиссию (ЭК). Она имеет статус коллегиального совещательного органа. Это означает, что:

• ЭК состоит из нескольких должностных лиц;
• комиссия не принимает окончательных решений — она лишь рекомендует руководителю компании совершить те или иные действия в отношении документов.

Председателем ЭК назначается топ-менеджер компании (чаще всего — генеральный директор), секретарём — архивариус, членами — должностные лица организации, отвечающие за делопроизводство в разных областях деятельности (бухучёте, кадровой работе и других).

В первую очередь экспертная комиссия отбирает документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности — те, по которым до 1 января текущего года было завершено делопроизводство.

На следующем этапе ЭК изучает выделенные и разделённые по годам документы на предмет их ценности — исторической, научной или другой. Если бумаги её не имеют, они получают статус «Могут быть утилизированы» и поступают к архивариусу, который контролирует истечение установленных сроков хранения.

Результаты работы ЭК фиксируются в акте о выделении документации к утилизации и описи дел. Эти документы согласовываются всеми членами ЭК. В последнюю очередь их утверждает председатель комиссии, роль которого чаще всего играет генеральный директор.

Как оформляется акт о выделении документов к утилизации?

В него включается табличная часть, в которой перечисляются дела, подготовленные к уничтожению, и указываются сроки окончания делопроизводства по ним.

Табличная часть акта дополняется информацией об общем количестве дел, подготовленных к уничтожению, и отметкой о согласовании акта с комиссией экспертов. Фиксируется выбранный способ утилизации документов (подробнее об этом — далее). Акту присваивается дата, после чего он утверждается руководителем компании.

Как утилизируются документы?

Отраслевое законодательство не содержит чётких требований к способам утилизации документов с истёкшим сроком хранения. На практике применяются такие способы, как:

• измельчение документации с помощью шредера;
• сжигание документов (в данном случае нужно помнить о пожарной безопасности).

Если объём документации, подлежащей уничтожению, велик, целесообразно воспользоваться услугами специализированной компании, перерабатывающей вторсырьё.

Какие документы не подлежат уничтожению?

• учредительные документы компании;
• списки учредителей, реестры акционеров;
• положения о структурных подразделениях фирмы;
• трудовые договоры с сотрудниками;
• штатные расписания;
• приказы о приёме на работу, увольнении, перемещении на другую должность;
• договоры о материальной ответственности;
• бухгалтерские балансы;
• протоколы совещаний, проведённых генеральным директором (за исключением оперативных).

Отраслевое законодательство предписывает хранить на постоянной основе ряд документов, в числе которых:

Это — не полный перечень документов, не подлежащих уничтожению. В каждом конкретном случае решение о причислении той или иной бумаги к этой категории принимает экспертная комиссия.

Какими нормативными актами регламентировано уничтожение документов?

Можно выделить несколько законодательных актов, описывающих процедуру, которой был посвящён этот обзор:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», принятый 22.10.2004 г.;
• «Основные правила работы архивов...», одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.;
• «Перечень типовых управленческих архивных документов...», утверждённый приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 г.;
• некоторые другие.

Ответственность за нарушение правил уничтожения документов установлена Кодексом об административных правонарушениях РФ и Уголовным кодексом РФ.