Главная / Статьи / Архивирование документов в организации

Архивирование документов в организации

Как вы думаете, что главное в работе любой организации, производственного предприятия, развлекательного учреждения, крупной корпорации или небольшой региональной фирмы? Ответов на этот вопрос может быть много — от квалифицированного персонала до ежемесячной прибыли. И это правильно.

Но успешную деятельность ни одного юридического лица нельзя представить без ведения делопроизводства. К учету документации нужно подходить ответственно. Это касается всех бумаг: учредительных и распорядительных документов, бухгалтерской отчетности, специализированной и другой документации.

Важно, чтобы каждый документ лежал на своем месте, был распределен по соответствующим папкам и делам. Ничего не должно препятствовать доступу к архиву, если возникнет такая необходимость. И как показывает практика, она точно возникнет!

Подготовка документов к архивации

Специалисты REISSWOLF начинают архивирование документов в организации с подготовки. Нами изучается весь объем работы и обязательно составляется таблица с такими данными, как:

  • индекс дела (цифровой код, указывающий на структурное подразделение и номер документа);
  • заголовок дела (описание вида документа и процесса, к которому он относится);
  • количество единиц (число томов, папок, частей в деле);
  • примечания (краткое описание всех манипуляций с бумагами).

Архивация документов подразумевает проработку сроков хранения, основываясь на требованиях ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Например, ведомости по заработной плате должны храниться 75 лет, путевые листы — 5 лет, книги продаж — 4 года, документы по страховым взносам — 6 лет, документы по личному составу — 50 лет и т.д.

Порядок архивирования документации

Качественное архивирование документов в организации включает в себя реализацию минимум четырех обязательных этапов:

  1. Экспертиза ценности документов. Здесь учитывается не только период хранения, но и историческая, научная, практическая ценность.
  2. Систематизация. Дела распределяются по направлению деятельности, по типу хранения — постоянное, длительное, временное.
  3. Оформление дел. Процедура включает в себя переплет, нумерацию листов, оформление обложки, составление листа-заверителя и внутренней описи, подготовку исторической справки.
  4. Составление описей и оформление акта-передачи документации в архив.

В последние несколько лет делопроизводство в компаниях разного типа выполняется и с помощью электронного архива. Под обработкой архивных документов для формирования электронной базы подразумевается сканирование, распознавание текста, индексация.

Работа с бухгалтерскими документами

По статистике, до 80% документооборота компании приходится на бухгалтерские документы. И именно эти бумаги чаще всего подвергаются проверкам контролирующими органами. Соответственно, архивирование бухгалтерских документов требует особого внимания и соблюдения требований ряда Федеральных Законов РФ, включая Закон «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс.

Архивирование бухгалтерских документов позволяет справиться с такой актуальной проблемой, как бумажный хаос. В архив помещаются данные по налоговой и бухгалтерской учетной политике, годовые отчетности, кассовые документы, товарные накладные, счета-фактуры, инвентарные карточки и многое другое.

Практика показывает, что архивирование бухгалтерских и кадровых документов в организации собственными силами чаще не приносит желаемого результата. Но если обратиться в REISSWOLF, вас ждут такие преимущества:

  • снижение материальных издержек на содержание архива;
  • гарантия конфиденциальности и неразглашения информации;
  • предоставление специально оснащенных помещений и оборудования;
  • своевременная утилизация бумаг после завершения срока хранения.
При списании бумаг используются промышленные и офисные шредеры, а также современные технологии химической и термической обработки.

Обработка кадровой документации

Под кадровой документацией понимаются личные дела работников, с которыми заключен или расторгнут трудовой договор, контракты, приказы по личному составу, документы по начислению и выплате заработной платы. Без перечисленных бумаг трудно представить работу любой организации, поэтому архивирование кадровых документов — вопрос особенно актуальный.

Архивация документов такого типа осуществляется по классической схеме и включает в себя все обязательные этапы: от проведения экспертизы ценности до составления описи. От потери и порчи бумаги защищаются с помощью архивного переплета и обложек. После архивирования кадровые документы размещаются в специальном помещении, которое:

  • находится под охраной и видеонаблюдением;
  • защищено от воздействия внешних факторов (грызуны, грибок, влажность);
  • оснащено архивными стеллажами и шкафами с открытыми и закрытыми полками.

Почему для архива нужно выбрать правильное помещение? Потому что это гарантия не только безопасности, но и комфортной работы с бумагами и электронными носителями информации. Даже простая архивная обработка документов в небольшом количестве требует специальных условий и соответствующего технического оснащения.

Освободите офис от лишнего

Сотрудники компании REISSWOLF рекомендуют обратить внимание на услугу по архивированию документов в первую очередь тем коммерческим и государственным учреждениям, в штате которых нет архивного работника. Кроме этого, мы поможем сэкономить ваше время и пространство в офисе, подготовим вас к приходу проверяющих служб и повысим эффективность работы.

Если вас заинтересовало наше предложение, или вы устали от трудностей и подводных камней делопроизводства, позвоните: +7 (495) 646-70-51, +7 (800) 222-50-21.


Возврат к списку