Главная / Статьи / Архивирование кадровых документов

Архивирование кадровых документов

Делопроизводство — то, без чего невозможно представить работу юридического лица, будь это промышленное предприятие или небольшая региональная организация. Каждая компания или государственная служба не обходятся и без учета кадров. Соответственно, кадровые документы скапливаются часто.

В документах должен быть порядок!

Специалисты, которые входят даже в маленький отдел кадров, понимают, что представляют собой распорядительные документы, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, книги учета и регистрации. Также они знают, когда конкретный документ требует специальной архивации, каков порядок выполнения процедуры и какими нормативными актами нужно руководствоваться, занимаясь архивным делом.

Нормы архивации кадровых документов для организаций

Архив с документами, разложенными по стелажам

Архивация кадровых документов регламентируется на федеральном уровне, и основополагающий нормативный акт в этом вопросе — закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В нем прописана процедура архивации кадровых документов, указаны требования и правила, требующие строгого соблюдения. Неправильная процедура подразумевает начисление штрафа и даже уголовную ответственность.

Хотите расширить перечень нормативно-правовых актов, касающихся архивирования кадровых документов? Попросите помощи у профессионального архивариуса. Если коротко, то кадровой политики компании касаются: Трудовой кодекс РФ, ряд постановлений Правительства РФ, федеральные законы «О персональных данных», «О коммерческой тайне», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Да, архивировать кадровые документы нужно со знанием закона.

Подготовка документов к архивированию

Сотрудники REISSWOLF уже много лет занимаются архивным делом, поэтому подготовка и передача бумаг на хранение в архив не станет проблемой. На подготовительном этапе внимательно заполним таблицу, где будет указана следующая информация:

  • индекс дела, которое отправляется в архив (под каким номером идут структурные подразделения и документ);
  • заголовок, где описывается и сам документ, и процесс, в котором он используется;
  • количество единиц — опись числа папок, частей, томов;
  • примечания — краткое описание действий, осуществления которых требует архивация кадровых документов.

Также на этом этапе изучается содержание кадровых документов и определяются сроки, на протяжении которых документы будут находиться в архиве. Например, документы о состоянии и проверке работы с кадрами хранятся постоянно, записки по личному составу и карточки работников — 75 лет, автобиографии, анкеты, резюме — 1 год, протоколы заседаний комиссий по установлению стажа — 15 лет. Далее допустимо их уничтожение.

Каждая папка с документами подписана и стоит на своем месте

Сдача документов в архив организации

Архивация кадровых документов состоит из четырех обязательных этапов, и только при помощи архивариуса они осуществляются на качественном уровне:

  • Документы проходят экспертизу. Учитывается период хранения, определяется практическая и научная ценность документации, принимается решение относительно уничтожения кадровых документов.
  • Данные систематизируются. Документы распределяются по группам и категориям, указывается период хранения — временное, длительное, постоянное.
  • Осуществляется формирование архивных дел. Оформление и сдача включают в себя нумерацию листов, переплет, подготовку обложки, листа-заверителя, исторической справки.
  • Составляются описи и оформляется акт, на основании которого одной стороной осуществляется передача кадровых документов в архив, а другой стороной — прием бумаг.
Стеллажи, наполненные документами

Еще одна особенность заключается в том, что архивирование кадровых документов должно происходить только в специализированных помещениях. К архивным объектам предъявляются особые требования:

  • каждый отдел должен оснащаться архивным типом шкафов и стеллажей с открытыми или закрытыми полками;
  • тот или иной документ должен находиться под рукой, при этом важно обеспечить охрану, установить сигнализацию и видеонаблюдение;
  • бумажные документы легко возгораются, потому функционирование противопожарной системы — обязательное условие;
  • еще сдача в архив документов подразумевает их надежную защиту на протяжении всего срока от влажности, грибка, грызунов, насекомых.
Документы в ящике стола

Необходимость архивирования кадровых документов актуальна не только в тех случаях, когда отдел кадров не справляется с нескончаемым потоком бумаг. Кадровые документы передаются в архив при ликвидации юридического лица, а запрос на их получение может подаваться и в тех случаях, когда нужно, к примеру, доказать ликвидность предприятия.

Необходимость в специальной архивации возникает часто, а заниматься ею должны только опытные специалисты — сотрудники REISSWOLF. Мы понимаем, насколько важны кадровые документы и как должен готовиться каждый документ, поэтому проведем все без сучка и задоринки.

Если вы хотите проконсультироваться по вопросу — сколько должен храниться тот или иной документ, позвоните: + 7 (495) 646-70-51, +7 (800) 222-50-21.



Возврат к списку